A importância da análise de dados estratégica

Empresas que adotam uma análise de dados eficiente têm a vantagem de serem mais eficazes no atendimento ao cliente, o que se traduz em resultados expressivos em vendas. Isso está intrinsicamente ligado à era da experiência do cliente, na qual o perfil do consumidor atual demanda um atendimento multicanal eficiente, totalmente personalizado e humanizado.

Não é surpresa que o conceito de Customer Experience (CX) tenha se popularizado, uma vez que sua proposta é compreender e satisfazer as necessidades, expectativas e desejos dos clientes, visando proporcionar uma experiência positiva e memorável que os faça sentir valorizados e satisfeitos.

Uma experiência do cliente de qualidade vai além de simplesmente oferecer um produto ou serviço de alta qualidade. Ela envolve a criação de interações personalizadas, relevantes e consistentes em todos os canais de comunicação, visando superar as expectativas dos clientes. Aspectos como bom atendimento, tempo de resposta rápido, conveniência, personalização, confiança e empatia são fundamentais nesse processo.

Para alcançar uma experiência excepcional e diferenciada, as empresas precisam compreender as necessidades dos clientes, coletar feedback, mapear jornadas, personalizar interações e aprimorar constantemente seus processos.

A visão analítica é essencial para empresas que desejam oferecer uma experiência de atendimento ao cliente de qualidade. Por meio da gestão de dados de atendimento, a empresa pode conhecer a fundo o cliente e agir de maneira objetiva e assertiva, promovendo a fidelização, aumento da satisfação, recomendações boca a boca, redução de reclamações e maior retenção, o que, consequentemente, resulta em ótimos resultados.

O que é gestão de dados?

A gestão é um conjunto de práticas e processos essenciais que abrangem desde a coleta até a utilização eficiente das informações dentro de uma organização. Para quem busca adotar análise de dados nas empresas, essa é uma parte primordial do processo.

A análise de dados não é apenas uma ferramenta valiosa para melhorar o atendimento ao cliente, mas também um pilar essencial para impulsionar a eficiência e o sucesso geral do negócio. Empresas que adotam uma abordagem analítica reconhecem que a gestão de dados é fundamental para:

• Identificar e reduzir gastos desnecessários, otimizando os recursos financeiros da empresa.
• Agilizar processos e procedimentos, permitindo que a organização responda rapidamente às demandas do mercado e alcance resultados mais rapidamente.
• Aumentar a precisão e a eficácia da tomada de decisões, fornecendo informações acionáveis que orientam estratégias e iniciativas empresariais.
• Identificar oportunidades de melhoria em todos os aspectos do negócio, desde a cadeia de suprimentos até o marketing e as operações.
• Capacitar os funcionários com dados relevantes e insights significativos, promovendo uma cultura organizacional orientada por dados e estimulando a inovação.

Ao investir em ferramentas e técnicas de análise de dados, as empresas podem desbloquear todo o potencial de seus recursos e operações.

Como fazer gestão de dados de atendimento

Para realizar uma gestão eficaz dos dados de atendimento, é essencial seguir alguns passos e adotar boas práticas. Veja como fazer:

1. Defina objetivos claros: Comece definindo claramente os objetivos da gestão de dados de atendimento. Isso pode incluir a melhoria da eficiência no atendimento, a personalização da experiência do cliente, a identificação de áreas de melhoria ou a avaliação da satisfação do cliente. Certifique-se de que os dados coletados estejam alinhados com esses objetivos estabelecidos.
2. Identifique os dados relevantes: Determine quais informações são essenciais para o atendimento ao cliente. Isso pode abranger desde os dados de contato do cliente até o histórico de interações, preferências, feedbacks e métricas de desempenho do atendimento. Foque na qualidade e relevância dos dados, garantindo que sejam úteis para a tomada de decisões e aprimoramento do serviço.
3. Colete dados de forma estruturada: Estabeleça processos e sistemas para coletar dados de maneira organizada e estruturada. Isso pode envolver o uso de formulários online, integração de sistemas de atendimento e CRM (Customer Relationship Management), registros de chamadas ou chats, entre outros. Certifique-se de capturar informações importantes e relevantes durante as interações com o cliente.
4. Armazene e organize os dados: Crie um sistema de armazenamento adequado para os dados de atendimento, seja um banco de dados centralizado, um sistema CRM ou uma plataforma de gestão de dados. Organize os dados de forma lógica, utilizando categorias e tags apropriadas para facilitar a busca e análise posterior. Considere o uso de plataformas especializadas que ofereçam dashboards personalizados para gerir o atendimento.
5. Garanta a qualidade dos dados: Mantenha os dados de atendimento atualizados e precisos realizando verificações regulares para corrigir erros, duplicações ou inconsistências nos registros. Estabeleça regras de validação durante a coleta de dados para garantir sua integridade e confiabilidade ao longo do tempo.

Análise de dados, monitoramento e compartilhamento 

Após coletar uma grande quantidade de informações, é crucial saber como utilizá-las adequadamente. Isso envolve desde o tratamento dos dados, como análise e monitoramento, até a proteção deles.

Uma dica valiosa é utilizar ferramentas de análise para extrair insights dos dados de atendimento. Identificar tendências, padrões e áreas de melhoria é essencial. Além disso, monitore métricas-chave, como tempo de resposta, taxa de resolução no primeiro contato e satisfação do cliente. A análise contínua dos dados permite ajustes e melhorias constantes no atendimento.

Não se esqueça da importância da privacidade e segurança dos clientes. Esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados, implementando medidas de segurança cibernética e controle de acesso adequadas. Além disso, eduque a equipe sobre a importância da confidencialidade dos dados do cliente.

Lembre-se sempre: a gestão adequada dos dados também envolve medidas de segurança para proteger as informações dos clientes. Isso inclui práticas de segurança cibernética, backups regulares, controle de acesso e conformidade com regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia. A segurança dos dados é essencial para manter a confiança dos clientes e evitar problemas legais.

Quer ter resultados ainda melhores?

Não deixe de colaborar com outros setores: compartilhe insights e aprendizados obtidos com a gestão de dados de atendimento com departamentos como marketing, vendas e desenvolvimento de produtos. Essa colaboração e troca de informações contribuem para aprimorar a experiência do cliente em diversos pontos de contato.

É importante ressaltar que a gestão de dados de atendimento é um processo contínuo. É essencial revisar e adaptar as práticas de acordo com as mudanças nas necessidades dos clientes e na evolução tecnológica.

Na Colmeia, oferecemos o Colmeia Analytics, um módulo especializado em dados de atendimento. Além de cuidarmos do atendimento automatizado com o Smart Flow (nossa ferramenta de criação facilitada de chatbots), disponibilizamos um módulo exclusivo para o tratamento de dados do atendimento humano.

Com o Colmeia Analytics, você pode receber relatórios prontos, gerados automaticamente com dados do seu negócio e principais benchmarks do mercado. Esses relatórios podem ser utilizados em uma plataforma de BI para implementação.

Nossa plataforma permite filtrar e exportar dados, oferecendo insights poderosos para sua empresa.

Na prática, você pode utilizar formulários de atendimento para tabular casos específicos do seu negócio, como “reclamação”, “probabilidade de contratação” e “agendamento de serviço”. Além disso, é possível monitorar a satisfação dos clientes tanto com seu bot quanto com seus atendentes diretamente nos dashboards.

Com nosso recurso de “Self-Service BI”, entregamos os dados coletados para que sua empresa possa usá-los como desejar. Monte relatórios próprios, integre tudo com o seu BI corporativo e cruze as informações com os seus próprios dados internos para produzir dashboards personalizados conforme suas necessidade